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Digitale Arbeit braucht Regeln

Wenn ich das Wort Regeln höre, wird mir ganz flau im Magen. Ich fühle mich sofort reglementiert, eingeengt, kontrolliert und einiges mehr. Ich sehe mich wieder in der Schule, in der es so viele Regeln gab. Mein spontaner Impuls ist DAGEGEN 😉. Andererseits ist das Wort, das ich am häufigsten in meinen Seminaren zur digitalen Führung und Zusammenarbeit sage: STRUKTUR. Denn ich bin fest davon überzeugt: für die digitale Arbeit brauchen wir Regeln, Struktur und Vereinbarungen. Sonst erleben wir Unzufriedenheit, Mehrarbeit und eine massive Kritik an digitaler Arbeit. Deshalb: Digitale Arbeit braucht Regeln. Warum? Das will ich in diesem Blogbeitrag diskutieren.

Warum helfen uns Regeln in der digitalen Arbeit?

Eisberg der Digitalen Transformation

Zunächst blicke ich auf den Dauerbrenner in diesem Blog: Der Eisberg der Digitalen Transformation.

Beim Eisberg der Digitalen Transformation habe ich das Eisbergmodell auf die Digitale Transformation übertragen. Wenn wir über Digitalisierung und Digitale Transformation sprechen, sehen wir oftmals nur die Spitze des Eisbergs, denken in Technologien, Software und Diensten. Diese bilden aber nur die Grundlage der Digitalisierung. Allein Technologie ist nicht Digitalisierung und schon gar nicht Digitale Transformation. Der Digitalisierungseisberg hat deshalb noch einen dicken Brocken unter der Wasseroberfläche. Die Digitale Transformation umfasst viel mehr und ist viel tiefgreifender für jede Organisation.

Unter der Wasseroberfläche liegen nach dem Eisberg der Digitalen Transformation die Regeln, die neuen Strukturen für die digitale Zusammenarbeit. Diese greifen beispielsweise folgende Fragen auf:

  • Wie wollen wir in der digitalen Welt zusammenarbeiten?
  • Welche Werkzeuge wollen wir für welche Zwecke nutzen?
  • Welche Verpflichtungen habe ich meinem Team gegenüber, um im digitalen Raum gut miteinander zu agieren?

Um die Werkzeuge, die uns für die digitale Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, in ihrem gesamten Potential auszuschöpfen, brauchen wir Festlegungen, wie wir gemeinsam arbeiten wollen. Sonst macht es jede:r, wie er:sie denkt. Und das Durcheinander, die Unzufriedenheit und die Verweigerung sind vorprogrammiert. Insofern: Digitale Arbeit braucht Regeln.

Analoge versus Digitale Arbeitswelt

Die Digitale Zusammenarbeit ist für uns noch „neu“. Hier müssen wir Vereinbarungen treffen, wie wir digitale Werkzeuge nutzen, wie wir im digitalen Raum miteinander umgehen, wie wir uns informieren, wie wir uns als Team identifizieren und zugehörig fühlen.

In der „alten“, analogen Welt wissen wir genau, welche Regeln für Kommunikation, Zusammensein, Informationsaustausch etc. gelten. Darüber müssen wir gar nicht nachdenken und brauchen auch keine Schulungen. Diese Regeln sind tief in unserer Organisation und in unserer Kultur verwurzelt. Und jeder, der neu in eine Organisation kommt, adaptiert diese sehr schnell.

Ein (ganz kleines) Beispiel aus dem Arbeitsleben

In meinen Seminaren stelle ich an dieser Stelle immer folgendes Beispiel aus der vor-Corona-Zeit vor:

Stellt Euch vor, mein Arbeitstag beginnt, ich komme am Morgen pünktlich 8.00 Uhr zur Arbeit und laufe in mein 2-Mann:Frau-Büro. Ich gehe durch einen langen Flur, manche Bürotüren sind offen, manche sind noch zu. An den offenen Türen sehe ich, welche Kolleg:innen bereits da sind und welche noch nicht. Denn bei uns sind offene Türen üblich und ein Zeichen dafür, dass man ansprechbar ist. Bei meinem Weg durch den Flur ist eine Tür geschlossen und mit dem „Nicht Stören“-Schild gekennzeichnet. Auf meinem Weg zu meinem Schreibtisch rufe ich in die offenen Büros ein fröhliches „Guten Morgen“. Denn mir geht es heute gut. Ich bin bei herrlichem Sonnenschein mit dem Fahrrad ins Büro gefahren, fühle mich fit und genieße den Frühling. Die Kolleg:innen in ihren Räumen antworten auf meinen Morgengruß, mal sehr fröhlich, mal gedämpft oder grummelig, manch eine:r antwortet gar nicht.

In dieser kurzen Zeit tausche ich damit bereits viele Informationen mit meinen Kolleg*innen aus:

  • Wer ist anwesend, wer nicht?
  • Wer ist ansprechbar?
  • Wie scheint die Stimmung bei den einzelnen Kolleg:innen zu sein?
  • Ich bin da.
  • Mir geht es gut, es kann losgehen.

Diesen Informationen sind für meine Kolleg:innen und mich wichtig. So weiß ich sofort, dass ich mit meinem Anliegen zu meiner Kollegin rübergehen kann, die bereits ihren Kaffee auf dem Tisch hat und mit ihrer Arbeit begonnen hat. Bei einem anderen Kollegen warte ich noch einen Moment, denn er zieht gerade erst seine Jacke aus und macht sich an seiner Kaffeemaschine zu schaffen.

In der digitalen Zusammenarbeit, bei der einige Kolleg:innen im Büro sind, andere im HomeOffice und wieder andere mobil an ganz anderen Lokationen unterwegs, habe ich diese Informationen zum Beginn des Arbeitstages nicht einfach so im Vorbeigehen. Ich brauche andere Möglichkeiten, um diese Informationen zu erhalten. Warum sind diese Signale so wichtig für uns? Sie helfen, den Arbeitstag zu strukturieren, unsere Zusammenarbeit zu gestalten und miteinander im Austausch zu sein. Sie helfen für den Zusammenhalt und die Verbindung untereinander.

Und wie bekomme ich diese Informationen, wenn wir alle nicht mehr gemeinsam im Büro sind? Genau das müssen wir miteinander vereinbaren. Hier greifen unsere Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit. Denn: Digitale Arbeit braucht Regeln.

Psychologische Grundbedürfnisse

Bei den Überlegungen zur Gestaltung der digitalen Zusammenarbeit ist die Betrachtung der vier Psychologischen Grundbedürfnisse nach Klaus Grawes Konsistenztheorie sehr aufschlussreich. Die vier Grundbedürfnisse umfassen:

  • Orientierung und Kontrolle: Bedürfnis nach Kontrolle und Orientierung in unserem Lebens- und Arbeitsumfeld. Bedürfnis in jeder Situation zu wissen, woran man ist, was einen erwartet und dass nichts Schlimmes passieren kann.
  • Zugehörigkeit und Bindung: Bedürfnis nach Bindung und Zugehörigkeit zu einer Gruppe. Zur Zugehörigkeit gehören Sicherheit, Vertrauen und Schutz.
  • Selbstwerterhöhung und Selbstwertschutz: Bedürfnis nach Wertschätzung und Anerkennung. Schaffung eines positiven inneren Bildes und Beweis des eigenen Wertes für die Gruppe.
  • Lustgewinn und Unlustvermeidung: Bedürfnis, Dinge zu tun, die Freude machen, motivieren, in denen man Raum und Zeit vergisst, sich weiterentwickeln kann und die Stärken angesprochen werden. Situationen und Arbeiten, die unangenehm sind, werden vermieden.

Anwendung der Theorie auf die Digitale Zusammenarbeit

Du kannst einmal jedes Grundbedürfnis durchgehen und in Bezug auf die digitale Arbeit betrachten. Was brauchen die Kolleg:innen, was brauchen die Mitarbeiter:innen, um sich in der digitalen, hybriden Arbeitswelt sicher und wohl zu fühlen, Zugehörigkeit zu empfinden, Orientierung zu bekommen?

Aus dem Grundbedürfnis Zugehörigkeit und Bindung können beispielsweise folgende Schlussfolgerungen für die digitale Zusammenarbeit und Führung abgeleitet werden:

  • Regelmäßige Abstimmungen und (virtuelle) Treffen im Team durchführen
  • Regelmäßiger Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen und der Führungskraft ermöglichen
  • Raum geben für SmallTalk, Beziehungsebene und persönlichen Austausch in Sitzungen, Abstimmungen, Chat-Kommunikation
  • Routinen und Rituale in der digitalen Welt etablieren beziehungsweise alte Routinen und Rituale digitalisieren
  • Regelmäßiges Feedback und Anerkennung für das Team und die/ den Einzelne:n
  • Gemeinsame Vision, Ziele und Werte für das Team und die Organisation

In diesem Sinne kann man für jedes der vier Grundbedürfnisse überlegen, welche Maßnahmen für die digitale Zusammenarbeit hilfreich sind und jede:n Einzelne:n beziehungsweise das Team zu unterstützen.

Das Grundbedürfnis Orientierung und Kontrolle

Besonders interessant im Zusammenhang mit den Regeln für die digitale Arbeit ist das Grundbedürfnis Orientierung und Kontrolle. Wie oben schon beschrieben sagt dieses Grundbedürfnis, dass Menschen ein hohes Bedürfnis haben, in jeder Situation zu wissen, woran sie sind, was sie erwartet und was voraussichtlich passieren wird. Fehlende Klarheit über das, was passiert, was erwartet wird und wie es abläuft, wird als Bedrohung empfunden. Bedrohung bedeutet Stress und zieht die bekannten Reaktionsmuster Flucht, Kampf oder Starre nach sich. In diesen Reaktionsmustern können wir nicht frei denken und agieren.

Ich hatte oben bereits geschrieben, dass digitale, hybride (Zusammen-)Arbeit „neu“ für uns ist. In den meisten Organisationen ist das mobile Arbeiten, beispielsweise Arbeiten im HomeOffice, seit Corona zur Normalität geworden. Trotzdem lernen wir digitale, hybride (Zusammen-)Arbeit immer noch, wenn man es mit der gewohnten Arbeitsweise im analogen Raum vergleicht. Mit dem Ziel, Orientierung und Kontrolle in dieser neuen Arbeitsform zu geben, brauchen wir Vereinbarungen und Struktur. Wir müssen in unseren Teams und Organisationen darüber sprechen, welche Bedürfnisse die Menschen haben, wo Orientierung und Kontrolle fehlen und welche Regeln, Vereinbarungen und Handlungsmuster sich daraus ableiten lassen. Somit: Digitale Arbeit braucht Regeln.

Welche Regeln in der Digitalen Arbeiten machen Sinn?

Es kommt drauf an!

Bei meinen Seminar- und Workshopteilnehmer:innen besteht oft der Wunsch, dass ich Ihnen ganz konkrete Regeln und Vereinbarungen vorgebe, die sie in ihrem Team oder ihrer Organisation einführen können. Dann halte ich immer meinen Spruch in die Kamera:

Worauf kommt es denn an?

Warum gebe ich keine Regeln für die digitale Arbeit vor?:

  • Es kommt auf die individuellen Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen der Organisation des Teams und jedes Einzelnen an.
    • Was will das Team, die Organisation für die und mit der digitale(-n) Arbeit erreichen?
    • Was braucht die Organisation, um gut digital zusammenarbeiten zu können?
    • Was braucht die Organisation nicht für die digitale Arbeit?
  • Es kommt auf bestehende Rahmenbedingungen und formale Vorgaben an.
    • Welche Werkzeuge können in der digitalen Arbeit genutzt werden? Welche nicht?
    • Wie dürfen die Werkzeuge eingesetzt werden?
    • Welche formalen Vorgaben der Organisation müssen berücksichtigt werden? Kann man beispielsweise die Freigabe des Kalenders fordern?
  • Was kennzeichnet die digitale Arbeit?
    • Wie ist der aktuelle Kollaborationsgrad der digitalen (Zusammen-)-Arbeit?
    • Hat die Arbeit eher Projektcharakter oder Sachbearbeitungscharakter?
    • Verändern sich die Arbeitsweise und die Arbeitsinhalte ständig oder sind sie stabil?
    • Wer arbeitet mit wem und wie müssen Informationen ausgetauscht werden?

Das sind nur ein paar Fragestellungen, die für die Entwicklung Eurer Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit relevant sind. In meinen Teamentwicklungsworkshops für die digitale Arbeit begleite ich Teams bei der Entwicklung ihrer Vereinbarungen und Regeln nach einem strukturierten Fragenkatalog. Auf dieser Basis können die Teams entsprechend ihren Wünschen, Erwartungen und Rahmenbedingungen ihre individuellen Vereinbarungen treffen.

Wofür sollten Vereinbarungen getroffen werden?

Auch wenn ich keine vorkonfektionierten Vereinbarungen bereitstelle, empfehle ich aus meinen Erfahrungen heraus Themenbereiche, die auf jeden Fall bei der Entwicklung von Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit betrachtet werden sollten. Grundlage dafür ist mein Modell für die Digitale Zusammenarbeit: OSEK-V

In meinem Blogbeitrag Hybrides Arbeiten – Baustein der Digitalen Transformation stelle ich das Modell ausführlich vor. Schau doch mal vorbei.

In einer Organisation, in einer Arbeitsgruppe oder in einem Team brauche ich für alle Themenbereiche von OSEK-V (Orientierung, Struktur, Entwicklung, Kommunikation und Vertrauen) Vereinbarungen. Der Themenbereich „Orientierung“ beinhaltet beispielsweise die Frage, welche Ziele wir mit der digitalen Arbeit verbinden und wann wir gemeinsam feststellen können, ob unsere digitale Arbeit erfolgreich ist. Aus dem Themenbereich „Kommunikation“ können Festlegungen zur strukturierten Nutzung der vorhandenen Kommunikationskanäle abgeleitet werden. Wann schreibe ich eine E-Mail, wann eine Chat-Nachricht und wann einen Beitrag? Wie adressiere ich die Ansprechpartner:innen und wie müssen die Adressaten auf die Nachrichten reagieren?

Wie kommen wir zu den Regeln für unsere Digitale (Zusammen-)Arbeit?

Die, die es angeht, sollten die Regeln entwickeln.

Die Regeln für die digitale Zusammenarbeit sollten nicht im stillen Kämmerlein, allein von der Führungskraft, einer Projektgruppe oder einem Gremium überlegt werden. Die, die digital miteinander arbeiten, sollten auch die dazugehörigen Vereinbarungen miteinander abstimmen. Grundlage kann ein Basis-Set an Regelungen sein, die den Rahmen für die Gesamtorganisation abstecken. Die Operationalisierung dieses Rahmens muss aber von den Betroffenen selbst erfolgen. Das erhöht die Praxisnähe und die Akzeptanz. Diejenigen, die damit arbeiten, wissen am besten, was sie brauchen.

Ein kleiner Gedankensprung

Ich denke gerade an einen Impulsworkshop, den ich mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeiter:innen einer großen Bundesbehörde in den letzten Tagen hatte. Am Beginn meiner Seminare stelle ich immer die Frage, welche Erwartungen und Wünsche die Teilnehmer:innen für die gemeinsame Zeit mitbringen. Zum Abschluss bitte ich die Teilnehmer:innen, die für sie wichtigsten ein, zwei oder drei Impulse des Workshops zu benennen und wie sie diese zukünftig in den Alltag mitnehmen. Das habe ich auch mit meinen Bundesbehörden-Teilnehmer:innen gemacht.

Bei diesem Treffen kamen die Teilnehmer:innen in den Impulsworkshop und stellten für sich fest, dass sie eigentlich schon ganz viel für ihre digitale Arbeit und Führung im Team machen. Sie seien bei dem Seminar dabei, um mal zu hören, was es noch so gibt und um in den Austausch mit anderen zu kommen. Einige sagten noch, dass sie eigentlich keine großen Erwartungen hätten. Sie wollten einfach mal wieder eine Schulung besuchen und vielleicht etwas Neues zu lernen. Sie ließen sich mal überraschen.

Zum Abschluss des Workshops waren sie ganz erstaunt, welche Aspekte eigentlich zum guten, vertrauensvollen und teamorientierten digitalen Arbeiten gehört. Vor allem die Verbindung zur Digitalen Transformation und den damit verbundenen tiefgreifenden Veränderungen in der Organisation und der Kultur war ihnen gar nicht klar. Wir stellten gemeinsam fest, dass sie zu Beginn des Seminars gar nicht wussten, was sie nicht wussten. Und wir stellten gemeinsam fest: Digitale Arbeit braucht Regeln.

Und nun wieder zurück zum Thema

Warum mache ich diesen kleinen gedanklichen Schlenker? Ich erwähnte bereits oben, dass ich meinen Kund:innen keine vorkonfektionierten Regeln bereitstelle. Dazu sind die Anforderungen, Bedürfnisse und Rahmenbedingungen, beispielweise zum Einsatz kommende IT-Werkzeuge, viel zu unterschiedlich. Ich stelle Ihnen jedoch eine Checkliste für die Entwicklung ihrer Regeln und Vereinbarungen zur Verfügung. Diese Checkliste ist eine Fragensammlung zu den unterschiedlichen Themenbereichen für die digitale Zusammenarbeit. Mit Hilfe dieser Checkliste und dem Basis-Set an Vereinbarungen (siehe oben) bekommen die Teams einen Rahmen beziehungsweise ein Grundgerüst, an was sie alles denken sollten. Denn manchmal weiß man gar nicht, wozu man sich im Team oder in der Organisation eigentlich einigen sollte.

Weniger ist mehr

Am Anfang gilt, wie so oft, das Motto „Weniger ist mehr“. Beginnt erst einmal mit einem Grundgerüst für Eure Vereinbarungen. Da, wo der größte Bedarf ist, sollten auch die ersten Vereinbarungen abgeleitet werden. Nach meiner Erfahrung besteht vor allem ein hoher Regelungsbedarf im Bereich Kommunikation und Informationsaustausch innerhalb der Organisation, der Gruppe oder des Teams. Durch das Hinzukommen der vielen neuen Kommunikationskanäle und -medien ist der Kommunikationsumfang und -aufwand in der digitalen Arbeit enorm gestiegen. Gleichzeitig höre ich von vielen: „Ich verliere in der Menge und Vielfalt komplett den Überblick.“ Viel zu viel Zeit geht durch die Suche nach Information verloren. Das ist ein Zeitfresser und Demotivator. Insofern würde ich mit dem Vereinbarungen zur Kommunikation und zum Informationsaustausch in der Organisation starten und mich dann Schritt für Schritt vorarbeiten.

Reflektieren und Fortschreiben

Dieses erste Regelwerk kann und muss regelmäßig reflektiert werden. Schaut immer wieder gemeinsam drauf, welche der Vereinbarungen für Euch funktionieren, welche eingehalten werden, welche nicht und was gegebenenfalls noch fehlt. Nur so landen die Vereinbarungen nicht in der Schublade und werden tatsächlich zum Leben erweckt. Ziel ist es, die Vereinbarungen konsequent umzusetzen, um einen Rahmen für die digitale Arbeit zu setzen. Ziel ist es auch, dass bei allen Beteiligten ein Verständnis dafür entsteht: Digitale Arbeit braucht Regeln.

Aber Achtung: Sie sollen nicht einengen oder begrenzen. Wenn die Organisation oder das Team merkt, dass diese Vereinbarungen hinderlich werden oder zu eng, dann werden sie angepasst. Nichts ist für immer und unumstößlich, denn wir lernen gemeinsam. Es gilt das Motto:

Jetzt mal konkret …

Wie nun konkret Vorgehen:

  • Trefft Euch im Team. Entweder organisiert Ihr einen Team-Workshop, in dem Ihr Euch etwas mehr Zeit nehmt oder Ihr nutzt Eure regelmäßigen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Abstimmungen. Mein Tipp: startet mit einem Teamworkshop und nehmt Euch Zeit, um in das Thema reinzukommen. Ich weiß, Zeit ist knapp. Diese Zeit wird sich aber mit Sicherheit lohnen.
  • Zum Start könnt ihr eine kurze Retrospektive machen: Was funktioniert aktuell in der digitalen Arbeit, was funktioniert nicht und was wollen wir einfach mal ausprobieren.
  • Entwickelt Eure Vereinbarungen mit den Erkenntnissen der Retrospektive. Nutzt, wenn vorhanden, die Rahmenvorgaben Eurer Organisation oder eine solche Checkliste, wie ich sie meinen Seminar-Teilnehmer:innen zur Verfügung stelle.
  • Dokumentiert Eure Vereinbarungen, so dass alle sie im Zugriff haben.
  • Dann heißt es, die Vereinbarungen leben, reflektieren, fortschreiben und gegebenenfalls auch wieder verwerfen.

Vielleicht kann Euch auch ein:e (externe:r) Berater:in für Digitale Arbeit in der Moderation des Teamworkshops unterstützen. Sprecht mich an. Ich begleite und berate Euch gern.

Und nun?

Digitale Arbeit braucht Regeln: Ich leite deshalb die folgenden fünf Erfolgsfaktoren zu den Regeln und Vereinbarungen für die erfolgreiche digitale, hybride Arbeit ab:

Erfolgsfaktor 1 – Greift zum Äußersten und redet miteinander

Die Vereinbarungen und Regeln für die digitale (Zusammen-)Arbeit in Organisationen, Arbeitsgruppen und Teams müssen mit den Menschen, die es betrifft, gemeinsam entwickelt werden. Das erhöht Akzeptanz, Praxisnähe und Verbindlichkeit.

Erfolgsfaktor 2 – Ohne Ziel ist jedes Ergebnis richtig

Um Vereinbarungen zu treffen, muss bei allen verinnerlicht sein, was eigentlich mit der digitalen Arbeit erreicht wollen soll und was angestrebt wird. Deshalb ist eine Vision für die digitale Organisation sowie konkrete Ziele für die digitale Transformation der Organisation Grundlage aller Überlegungen. Das ist ein eigenes Thema und dazu wird es mit Sicherheit auch noch einen Blogbeitrag geben.

Erfolgsfaktor 3 – Scheiter heiter

Digitale (Zusammen-)Arbeit ist an vielen Stellen noch „neu“. Wir dürfen und müssen also gemeinsam lernen. Zum Lernen gehört auch scheitern. Wenn wir hinfallen, lernen wir die Stolperfallen kennen und vermeiden sie beim nächsten Mal.

Die Entwicklung unserer Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit ist als ein Lern- und Entwicklungsprozess, der uns begleitet. Lasst es mit Euren Vereinbarungen und Regeln für die digitale Arbeit nicht wie mit so vielen Leitbildern, Strategien und anderen Hochglanzprospekten geschehen. Füllt sie mit Leben, setzt sie um und lernt gemeinsam, was funktioniert und was nicht.

Erfolgsfaktor 4 – Struktur schafft Kultur

Über die Vereinbarungen schaffen wir eine Kultur des digitalen Miteinanders. Die Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit helfen uns, die zu Grunde liegenden Prinzipien dieser neuen Arbeitsform und die Grundhaltung in der Organisationskultur zu verankern

Erfolgsfaktor 5 – Misstrauen muss man sich verdienen

Die Regeln und Vereinbarungen für die digitale Arbeit sollen nicht aus der Haltung des Misstrauens entstehen, sondern aus der Haltung des Vertrauens. Sie sind nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter:innen gedacht, sondern für die erfolgreiche kollaborative Zusammenarbeit. Diese braucht Transparenz, Zusammenarbeit und Vetrauen.

 

Illustrationen von Luzie Puell und Emma Zimmermann

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