Selbstmanagement 4.0

Was ICH brauche.

Wir sind alle unterschiedlich. Jeder hat seine ganz individuellen Bedürfnisse, Stressoren, Antreiber, Fähigkeiten, Kompetenzen etc. Um für sich selbst ein effektives Selbstmanagement aufbauen zu können, muss ich erst einmal verstehen, …

• was ich brauche,
• wo ich stehe und
• was ich will.

Klarheit zu den eigenen Bedürfnissen, Wünschen und Rahmenbedingungen ist die Voraussetzung für das selbstverantwortliche Handeln im Selbstmanagement 4.0. Denn ohne Ziel ist jedes Ergebnis richtig (oder auch falsch).

Tools

• Ist-Stand: Wo stehe ich aktuell? Was brauche ich für mein Selbstmanagement? Wo sind meine Bedürfnisse? Wie sind die Rahmenbedingungen, in denen ich arbeite und lebe?
  • Säulen der Zufriedenheit
• Wertarbeit – Welche Werte liegen meinem Handeln zu Grunde?
  • Toolbeispiel: Identifizieren Sie aus Ihren 25 wichtigen Werten die 5 wichtigsten.
  • Bewertung Sie auf einer Skala von 1 bis 10, wie Sie Ihre 5 wichtigsten Werte aktuell Leben.
• Zielearbeit – Nach welchen Zielen richte ich mein Handeln und meine Entscheidung aus?
  • Toolbeispiel: Identifizieren Sie Ihren 25 Zielen die 5 wichtigsten Ziele (Ergebnis-, Handlungs- und Identitätsziele).
  • Bewertung Sie auf einer Skala von 1 bis 10, wie Sie Ihre 5 wichtigsten Ziele aktuell Leben.

Priorisieren

Egal, wieviel wir arbeiten, die Arbeit geht nie zu Ende. Wir KÖNNEN gar nicht alles schaffen. In dieser Menge an Anforderungen, die an uns gestellt werden, seien sie beruflicher oder privater Natur, sollte sich jeder bewusst entscheiden, wo die Prioritäten liegen. Dafür brauche ich einen Orientierungsrahmen. Das können beispielsweise die individuellen Werte und Ziele sein (siehe Was ICH brauche.)

Für die Priorisierung kann unterschieden werden zwischen …

• wichtig – entspricht meinen Werten, Zielen, Leitplanken und
• dringend – muss zu einem anstehenden Termin erledigt sein.

Aufgaben, Projekte, Anforderungen sollten nach diesen Kriterien ganz individuell bewertet werden. Was ist für mich wichtig, was ist dringend?

Tools

• • Eisenhower-Prinzip
  • ABC-Methode
  • 10-10-10-Methode

ToDo’s und Planung

Wer schreibt, der bleibt. Aufgaben, Anforderungen etc. aufschreiben. Dann sind sie aus dem Kopf, gehen nicht verloren und können nach ihrer Priorisierung geplant und abgearbeitet werden. ToDo-Listen helfen, aber sie müssen praktikabel, handhabbar und übersichtlich sein. Ideal dafür ist beispielsweise ein Kanban-Board.

Planung hilft uns, die Abarbeitung der Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen. Die Reihenfolge ist bestimmt von der Priorisierung der Aufgaben, dem verfügbaren zeitlichen Rahmen sowie der äußeren Struktur für Arbeit und Familie.

Tools

• TaskBoard (KanbanBoard)
  • MeisterTask
  • Trello
• Planungs- und Aufgabentools
  • Asana
  • Notion
• Planung und Struktur
  • Getting Things Done
• Persönliche Leistungskurve
• Energietagebuch
  • Dokumentiere, welche Aktivitäten Energie geben und welche Energie saugen.
  • Schaffe in der Planung einen guten Ausgleich zwischen energiegebenden und energiesaugenden Aktivitäten.
• Zeitfesser
  • Analyse, was Zeitfresser sind: soziale Medien, Unterbrechungen, nicht funktionierende Technik etc.
  • Vermeide die Energiefresser.

Grenzen setzen in der entgrenzten Zeit.

Digitalisierung, Mobilität, Flexibilität: die Grenzen zwischen Privat und Beruf verschwimmen. Arbeits- und Privatraum gehen ineinander über. Jeder ist zu jeder Zeit erreichbar und vermeintlich verfügbar.

Flexibilität und Mobilität sind eine große Chance für die Neugestaltung der Arbeit. Sie sind aber auch eine der größten Herausforderungen. Die Grenzen werden nicht mehr durch äußere Strukturen, wie Büroräume oder Abläufe in Präsenzarbeit gesetzt. Jede:r muss im individuellen Selbstmanagement die Grenzen eigenverantwortlich setzen und einhalten. Dazu ein paar Toolvorschläge.

Tools

• Rituale zur Gestaltung des Arbeitstages
  • Übergänge zwischen Arbeit und Privat schaffen
  • Arbeitstag im HomeOffice beenden
• Fokussierung
  • Fokuszeit
  • Deep-Work-Phasen
• TimeBlocking
• selbstorganisierte Struktur definieren
  • Pausen
  • Bewegung
  • Beginn und Ende
• Achtsamkeit

Reflexion und Feedback

Aus den eigenen Fehlern lernen und aus dem Gelungenen positive Erfahrungen ableiten. Zum Selbstmanagement 4.0 gehört eine regelmäßige Reflexion des eigenen Handelns. Durch die Reflexion und das Feedback (anderer) ist eine Weiterentwicklung möglich. Von dem, was gut funktioniert, machen wir mehr. Und von dem, was noch nicht so gut funktioniert, lernen wir, was wir nicht mehr tun wollen beziehungsweise was wir anders machen werden.

Durch regelmäßige Reflexion und regelmäßiges Feedback bekommen wir neue Perspektiven, verstehen unser Agieren besser und können alte Muster durch neue ersetzen.

Tools

• Tagebuch
  • Anerkennung
  • Reflexion/ Retrospektive für den Tag
• Feedback
  • Selbstfeedback
  • Feedback von Kolleg:innen, Freunden, Familie
  • Feedback aktiv geben und erbitten
• Anerkennung
  • drei Kieselsteine für Anerkennung

Umgebung und Raum

Die Räume (die Umgebung), in denen wir leben und arbeiten, erzeugen Emotionen, beeinflussen unsere Gedanken, unterstützen unsere Handlungs- und Denkweise. Im individuellen Selbstmanagement sollte auch Aufmerksamkeit auf Umgebung und Raum gelegt werden. Dabei können folgende Fragen gestellt werden:

• Welche äußeren Eindrücke beeinflussen meine Produktivität, Kreativität und Konzentration?
  • Brauche ich Stille und Abgeschiedenheit für konzentriertes Arbeiten?
  • Brauche ich Leben, Lautstärke, Menschen und Aktion um mich herum, um auf neue kreative Ideen zu kommen?
  • Brauche ich einen ordentlichen, klar strukturierten Schreibtisch, um meinen Gedanken zu sortieren?
  • Brauche ich das kreative Chaos im Raum mit vielen Zetteln, Notizblöcken, Urlaubserinnerungen etc.?
• Wie unterstützen Umgebung und Raum die individuelle Arbeitsstruktur und Abgrenzung zwischen Privat und Arbeit?